【メールで辞退はマナー違反？】転職活動で選考を辞退したい時のポイント

こんにちは。ペーすけです。

人材系企業2社で約5年間
トータル数百名以上の方の転職支援をサポートしてきました。
自身の転職経験も踏まえ、現在転職活動中の方はもちろん、転職を検討されている方、将来的な転職に備え情報収集中の方にとって、役立つ情報を発信します。

・書類選考を通過したけどよくよく調べてみたらあまり自分にマッチしない企業だった・・
・面接で話を聞いてみたけど正直志望度が下がってしまった・・

転職活動をしていると、このような理由で選考を辞退したいケースが出てくると思います。
そのような時、企業への辞退連絡は一般的にどのようにすればいいのか、対応に迷う方も多いかもしれません。

電話で連絡すべきなのか、、でも気まずい感じも正直あるしメールで済ませてもよいものか・・
企業への印象やマナーを気にしてしまうと、どう対応すべきかますます迷ってしまうものでしょう。

今回は選考を途中で辞退する際の、企業への対応についてお話します。

選考辞退・内定辞退は失礼ないことではない

まず大前提として、選考を途中で辞退することは失礼なことではありません。
この後説明しますが、辞退のタイミングや連絡方法など対応の仕方で結果的に失礼な印象を与えてしまったり、企業に迷惑がかかってしまうことはあります。
ただ、ミスマッチを感じたまま、意欲がないにも関わらず選考を継続することは、それはそれでお互いにとってよい時間にはなり得ません。

またこれは内定の承諾可否についても同じことが言えますが、自分自身がしっかり覚悟を持って入社判断ができないのであれば、内定も辞退の判断をすべきです。
ちなみに「内定をもらったら辞退することはできない」といった勘違いをされている方も意外と多いのですが、全くそんなことはありません。
納得感を持って転職を実現している方は皆、内定を複数社獲得し、比較検討した上で1社に決めるというスタンスをとっています。
この辺りのポイントはこちらの記事に詳細をまとめていますので、興味のある方はぜひチェックしてみてください。

話を戻しますが、選考途中にせよ、内定獲得後にせよ、それらを辞退することは決してマナー違反や失礼なことではありません。
以下に記載するポイントを踏まえた上で、選考継続や内定承諾をしない場合は、しっかりと企業へ辞退の意向を伝えましょう。

辞退の判断はまず面接を受けてみてからにすべき理由

選考を途中で辞退することは失礼ではないとお伝えしましたが、日々色々な方々の転職支援に関わっている身として、”一次面接を受ける前のタイミング”で辞退の判断を下すことはおすすめしません。

これは感覚的な話やエージェントという立場だからそう言っているわけではなく、事実、面接前に志望度が低かった企業が面接を受けてみたら志望度が高まったというケースを何度も見ているからです。
実際そのまま内定を獲得し、面接前時点では「辞退したい・・」とおっしゃっていた企業に、最終的に入社を決めた方も多くいます。
ネットの情報や周囲の意見だけで選考辞退の判断を下すのではなく、企業との面接内容も踏まえて、総合的に選考の継続可否を判断することをおすすめします。

また「この志望度が下がった状態で面接をすることは企業に対して失礼だから」とおっしゃる方もいらっしゃいますが、面接前に辞退をすることも十分失礼な対応です。
あなたの面接を実施する為に、書類選考や面接官のアサインに企業も時間を割いているわけですので、マナー的な意味合いでも辞退連絡は面接を受けてみた後が良いかと思います。
ただ事前の確認漏れで、明らかに自分の希望と異なる条件の求人に応募してしまった(例えば都内勤務希望だったのに、大阪勤務の求人に応募してしまった等)といった場合などは、面接前に辞退を伝えましょう。

【マナーとして避けたい】メール連絡がNGなケース

辞退の連絡を電話ですべきか、メール連絡でよいか。
特に初めて転職活動をしている方にとっては判断が難しいかもしれません。

決められたルールがあるわけではない為、あくまで一般的なマナーや傾向としての話にはなりますが、ここではメールのみでの辞退連絡は避けた方がいいケースを説明します。

面接前日もしくは当日の辞退連絡

メールでの辞退連絡で最も起きやすいトラブルが、面接官に辞退もしくはキャンセルの旨が伝わっておらず、開始時間になって発覚するというケースです。
昨今はオンライン面接が主流になってきていますが、時間になっても候補者が現れないといったトラブルが増えている傾向にあります。
採用選考に関わるメールの送り先は大抵その企業の人事担当者宛になっていることが多いと思いますが、特に面接前日や当日にメールのみの辞退連絡だと、人事担当者が別MTGや採用イベントなどでメール確認が間に合わず、面接官の社員への連携が遅れ、実は辞退でしたということが面接開始時点で発覚するというようなことが起こり得てしまいます。

辞退しようと判断した日が面接の前日や当日だった場合は、まず採用窓口宛に電話をかけ、お詫びと合わせ辞退の旨を伝えるようにしましょう。
もし電話がつながらなければ、留守電に残した上で、メールでも辞退の旨送付しておけるとベストです。

エージェントを利用している方も同様に、辞退連絡が面接の前日や当日になる場合は、担当エージェント宛にまず電話で辞退の旨伝え、電話がつながらなければメールを送っておくという対応で問題ありません。

日程再調整後の辞退連絡

一度面接を自身の都合でキャンセルし、企業側で再調整の対応をしてくれるようなケースも多いと思います。
そのような場合は、企業側も人事担当者や面接官社員が色々と動いた上で再調整がなされている為、もしどうしても辞退を希望する場合は電話で真摯に辞退連絡をした方がマナー的には良いかと思います。
ビジネスライクにメールのみの連絡でも絶対にダメということではもちろんないですが、今後その企業と何かの縁で関わりがあるかもしれませんし、何よりビジネスマンとして相手の誠意には最低限の礼儀で応えることが一般的なマナーになると思います。

選考辞退のメールに記載すべき3つのポイント

面接の数日前などに辞退の連絡をメールでする場合は、以下のポイントをしっかりメールに盛り込んで企業に送るようにしましょう。

1.「辞退」なのか「キャンセル」なのかをはっきりと明示すること

企業への申し訳なさからか、回りくどい表現や曖昧な表現をメール本文に多用される方が多いのですが、企業としては端的にハッキリとわかりやすいメールの方が助かります。
よくある例が「辞退」なのか「キャンセル」なのかがわからないというケースです。
この2つ何が違うかといえば、辞退は”今後の選考継続を希望しない”というもの、キャンセルは”面接再調整の上、今後の選考継続は希望する”というものになります。

自身の考えがどちらなのか、メールの中でしっかりと明示するようにしましょう。

2.辞退の判断に至った理由を記載すること

面接の設定にあたり、企業側も人事担当者や面接官側で少なくない工数をかけておりますので、ただ辞退の意向のみを伝えるのではなく、「なぜ辞退の判断に至ったのか」という理由もしっかりと添え、真摯に対応をしましょう。
企業としてはこの辞退理由をその後の採用活動に活用していきたいという考えもある為、変に理由を曖昧にするより、できる限り具体的に伝えられると、むしろ企業側の印象を下げることなく円満に辞退対応を完了できます。

3.企業から確認や質問の返信があった場合は真摯に対応すること

大抵はメール一往復で辞退対応が完了することが多いと思いますが、あなたに対する企業側の評価が高い時や、前の項目でお伝えした辞退理由の記載がない時など、企業から確認の返信メールが入ることもあると思います。
その様な場合は、「もう辞退連絡はしたんだから返さなくていいや」といって放置するようなことはせず、しっかりと回答を返信するようにしましょう。
前の項目でもお伝えした通り、企業はなぜ辞退となってしまったのかという点に非常に敏感です。
辞退のお気持ちを覆せということではないので、選考を継続する必要はないのですが、企業側の確認や質問には誠意を持って対応しましょう。

まとめ

今回は転職活動において選考を辞退したい場合の注意点や、辞退連絡の方法について説明しました。
この手の話は明確に定められたルールがあるわけではなく、マナーや常識といった枠組みの中での判断となる為、極論自分の判断であまり手をかけず対応してしまうこともできてしまいます。
実際それで何事もなく対応が完了となる場合もあるでしょう。
ただ世の中は自分が思っているよりも狭いものです。転職活動中に関わりのあった企業や人と、その後思いもよらぬタイミングで再度関わらないといけない様な場面に出くわす可能性も決して低くありません。
電話で連絡すること、メールで連絡すること、いずれも数分で済むことですので、選考辞退の対応についても可能な限り丁寧に対応いただくことをおすすめします。